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PDF-Daten automatisch auslesen mit KI

Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Serviceberichte, Bestellungen – all das landet täglich als PDF im Postfach oder auf dem Server. KI liest die Daten aus, strukturiert sie und überträgt sie direkt in Ihr ERP, DMS oder CRM. Ohne Abtippen, ohne Verzögerung.

Wenn jedes PDF einzeln geöffnet und abgetippt werden muss

KI-gestütztes PDF-Auslesen bedeutet: Dokumente werden nicht mehr von Hand geöffnet, gelesen und in Systeme übertragen. KI erkennt Layout, Felder und Inhalte – unabhängig davon, ob das Dokument digital oder eingescannt ist. Was früher Minuten pro Dokument kostete, läuft automatisch und fehlerfrei.

Wann Sie uns ansprechen sollten

  • Rechnungen werden manuell abgetippt oder kopiert
  • Lieferscheine und Belege kommen als PDF per E-Mail
  • Dokumente werden zu spät oder fehlerhaft übertragen
  • Vorgänge starten erst, wenn jemand ein PDF öffnet
  • Gescannte Papierdokumente müssen manuell erfasst werden

Was wir liefern

Warum Kunden uns vertrauen

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„Die Entwickler haben ein altes System modernisiert und damit unsere Prozesse spürbar verbessert. Extrem zuverlässig."
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Kein Systemwechsel nötig
Seit 2007 im Mittelstand
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So funktioniert automatisches PDF-Auslesen

Dokument wird erkannt

KI erkennt Dokumenttyp und Layout automatisch.

Ob Rechnung, Lieferschein oder Servicebericht – die KI identifiziert den Dokumenttyp und weiß, welche Felder relevant sind. Das funktioniert auch bei variierenden Layouts verschiedener Lieferanten.

Daten werden strukturiert

Relevante Felder werden extrahiert und strukturiert.

Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferadresse, Positionen – die KI liest alle relevanten Daten aus und gibt sie strukturiert weiter. Felder mit niedrigem Konfidenzwert werden zur Prüfung markiert.

Daten werden übertragen

Automatische Übergabe in Ihr ERP, DMS oder CRM.

Die strukturierten Daten fließen direkt in Ihr System – ohne Copy-Paste, ohne Verzögerung. Vorgänge werden automatisch angelegt, Buchungen vorbereitet, Bestellpositionen abgeglichen.

Häufige Fragen

KI kombiniert OCR (Texterkennung) mit Dokumentenverständnis: Sie erkennt nicht nur den Text, sondern auch Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag oder Lieferadresse – unabhängig vom Layout. Das Ergebnis sind strukturierte Daten, die direkt in Ihr System übertragen werden können.

Gut geeignet sind Dokumente mit wiederkehrender Struktur: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Serviceberichte, Frachtpapiere, Bestellungen und strukturierte Formulare. Auch gescannte Papierdokumente lassen sich per KI-gestützter OCR verarbeiten.

Wir entwickeln Schnittstellen zu ERP-Systemen (z. B. SAP, Navision, Sage, Lexware), CRM-Lösungen, DMS-Systemen, Buchhaltungssoftware und branchenspezifischen Programmen. Die Übertragung erfolgt direkt und automatisch – ohne manuellen Zwischenschritt.

Felder mit niedrigem Konfidenzwert werden markiert und zur manuellen Prüfung vorgelegt. So bleibt die Datenqualität hoch – die KI übernimmt die Routinearbeit, kritische Entscheidungen bleiben beim Team.

Erstgespräch anfragen

Kontakt

Sie möchten einen Prozess automatisieren, Systeme verbinden oder individuelle Software entwickeln lassen? Sprechen Sie uns an – kostenfrei, unverbindlich und mit einem festen Ansprechpartner.

Referenzen

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