KI-Automatisierung & individuelle Software: 02191 / 56 84 290 info@web-service-kaupa.de Kontaktformular Rückruf anfordern
🇩🇪 Deutsch
🇬🇧 English

E-Mails automatisch klassifizieren mit KI

Täglich treffen E-Mails von Kunden, Lieferanten und Partnern ein – Anfragen, Bestellungen, Beschwerden, Störmeldungen. KI liest und klassifiziert diese automatisch, legt Vorgänge an und leitet weiter. Ohne dass jemand jede Nachricht einzeln öffnen muss.

Wenn jede E-Mail einzeln gelesen und weitergeleitet werden muss

E-Mail-Klassifizierung bedeutet: Eingehende Nachrichten werden von KI automatisch nach Typ, Dringlichkeit und Zuständigkeit eingeordnet. Das Ergebnis: Vorgänge entstehen sofort im richtigen System – ERP, CRM, Ticketsystem oder Helpdesk – ohne manuelle Sichtung. Was früher Stunden pro Tag kostete, läuft automatisch.

Wann Sie uns ansprechen sollten

  • Ihr Team öffnet täglich hunderte E-Mails manuell
  • Anfragen landen in falschen Postfächern oder gehen unter
  • Reaktionszeiten auf Kundenanfragen sind zu lang
  • Gleiche E-Mail-Typen werden immer wieder gleich bearbeitet
  • Prioritäten werden zu spät erkannt

Was wir liefern

Warum Kunden uns vertrauen

★★★★★
4,8 von 5
aus 41 Google-Bewertungen
Alle Google-
Bewertungen
★★★★★
„Die Entwickler haben ein altes System modernisiert und damit unsere Prozesse spürbar verbessert. Extrem zuverlässig."
Rafa valenzuela
★★★★★
„Hervorragende Zusammenarbeit von Anfang an. Die Entwickler haben meine App Idee schnell verstanden und sauber umgesetzt."
Nashla Karime Ibarra Lugo
★★★★★
„Sehr gutes Preis Leistungs Verhältnis. Die Arbeit ist hochwertig und transparent kalkuliert."
Kristi Komini
Unternehmen, die auf uns setzen

Wie viele E-Mails bearbeitet Ihr Team täglich von Hand?

In einem ersten Gespräch analysieren wir, wie viele E-Mail-Typen sich automatisch klassifizieren lassen und welche Systeme angebunden werden müssen – kostenlos, unverbindlich, mit einem festen Ansprechpartner.

DSGVO-konform
Kein Systemwechsel nötig
Seit 2007 im Mittelstand
Automatisierungspotenzial prüfen lassen Kostenlose Ersteinschätzung – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.

So funktioniert automatische E-Mail-Klassifizierung

E-Mail trifft ein

KI liest Betreff, Absender und Inhalt automatisch aus.

Sobald eine E-Mail im Postfach eingeht, analysiert die KI den Inhalt und ordnet ihn einem definierten Typ zu – Anfrage, Beschwerde, Bestellung, Störmeldung oder benutzerdefinierte Kategorie.

Vorgang wird angelegt

Im richtigen System wird automatisch ein Vorgang erstellt.

Je nach Klassifizierung landet der Vorgang direkt im Ticketsystem, CRM, ERP oder einem anderen System – mit den extrahierten Kerndaten, ohne dass jemand abtippen muss.

Kontrolle bleibt beim Team

Unklare Fälle gehen zur manuellen Prüfung – alles andere läuft automatisch.

E-Mails mit niedrigem Konfidenzwert werden markiert und zur Prüfung weitergeleitet. Alle KI-Entscheidungen sind protokolliert und nachvollziehbar.

Häufige Fragen

KI analysiert Betreff, Absender und Inhalt eingehender E-Mails und ordnet sie automatisch definierten Kategorien zu – z. B. Anfrage, Beschwerde, Bestellung oder Störmeldung. Anschließend wird der Vorgang im richtigen System angelegt und weitergeleitet, ohne dass jemand die E-Mail manuell lesen und einordnen muss.

Wir entwickeln Anbindungen an Microsoft Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP-Postfächer und Helpdesk-Systeme wie Zendesk, Freshdesk oder eigene Ticketlösungen. Die Klassifizierungslösung arbeitet mit Ihrem bestehenden E-Mail-System – kein Wechsel erforderlich.

Wir setzen auf datenschutzkonforme Verarbeitung nach DSGVO. E-Mail-Inhalte verlassen Ihre gesicherte Infrastruktur nur, wenn das ausdrücklich konfiguriert ist. Alle KI-Entscheidungen werden protokolliert und können von Mitarbeitenden überprüft und korrigiert werden.

E-Mails mit niedrigem Konfidenzwert werden automatisch zur manuellen Prüfung markiert und an die zuständige Person weitergeleitet. So bleibt die Kontrolle beim Team – die KI entlastet, ersetzt aber nicht das Urteil bei unklaren Fällen.

Erstgespräch anfragen

Kontakt

Sie möchten einen Prozess automatisieren, Systeme verbinden oder individuelle Software entwickeln lassen? Sprechen Sie uns an – kostenfrei, unverbindlich und mit einem festen Ansprechpartner.

Referenzen

Mittelständische Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen seit Jahren auf WSK. Sehen Sie, welche Prozesse und Softwarelösungen wir bereits erfolgreich umgesetzt haben.