Swiftpilot – KI-Agenten-Plattform
KI-Agenten und Workflows für bestehende Branchensoftware – mandantenfähig, tief integriert und vollständig automatisierbar.
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Mandantenfähige KI-Agenten-Plattform für den Mittelstand
Im Gegensatz zu einfachen Chatbots führen Swiftpilot-Agenten vollständige Geschäftsaktionen aus: Sie schreiben CRM-Kontakte, buchen Kalendertermine, durchsuchen hochgeladene Dokumente und stoßen mehrstufige Automatisierungsworkflows an – ausgelöst durch Gespräche, Zeitpläne, Webhooks oder Systemereignisse. Die Plattform integriert sich ohne Datenmigration in bestehende Branchensoftware und bildet eine DSGVO-konforme, mandantenfähige Grundlage für systematische KI-Automatisierung im Mittelstand.
- ✔ Konfigurierbare KI-Agenten mit eigenem Wissen – RAG-basierte Dokumentensuche über hochgeladene PDFs, DOCX und Datenquellen direkt im Gespräch
- ✔ DAG-basierte Workflow-Engine mit 5 Triggertypen – Gespräch, Zeitplan, Webhook, Systemereignis oder manuell – mit paralleler Ausführung, Bedingungsverzweigungen und KI-Agentensteps. Mehr zur KI-Automatisierung.
- ✔ Native Systemintegration mit Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Webex und Calendly – Agenten erstellen Kontakte, Meetings und Nachrichten direkt in Ihren Systemen
- ✔ Sicherer Lesezugriff auf externe Datenbanken – PostgreSQL, MySQL und SQL Server über freigegebene Schemata, optional via SSH-Tunnel, ohne Datenmigration
- ✔ Mehrsprachige Gesprächsvorlagen für Projektaufnahme, Lead-Generierung, Helpdesk und Kundensupport – vollständig anpassbar oder komplett frei konfigurierbar
- ✔ Admin-KI-Copilot für Workflow-Aufbau, Plugin-Konfiguration und Schema-Freigaben – komplexe Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse erstellen
Swiftpilot im praktischen Einsatz
Praxisnahe Beispiele mit klarer Struktur: Ausgangssituation, Lösung mit Swiftpilot, Workflow und Ergebnis.
Effiziente Lead-Generierung im B2B-Vertrieb: 3x mehr qualifizierte Leads mit KI-Agenten
Kurz-Zusammenfassung
Ein B2B-Unternehmen hatte Schwierigkeiten, eingehende Leads effizient zu qualifizieren und nachzuverfolgen. Mit Swiftpilot wurden KI-Agenten implementiert, die Leads automatisch erfassen, qualifizieren und in das CRM –berführen. Dadurch stieg die Qualität der Leads erheblich bei gleichzeitig geringerem Aufwand.
Ausgangssituation
- Viele unstrukturierte Anfragen über verschiedene Kanäle
- Keine systematische Lead-Qualifizierung
- Vertriebsmitarbeiter stark ausgelastet
- Verzögerte Nachverfolgung von Leads
Zielsetzung
- Automatisierte Lead-Erfassung und Qualifizierung
- Entlastung des Vertriebsteams
- Höhere Conversion Rate
- Strukturierte Datenbasis im CRM
Lösung mit Swiftpilot
Swiftpilot wurde eingesetzt, um:
- KI-Agenten für Lead-Gespräche bereitzustellen
- Qualifizierungslogiken über Workflows abzubilden
- Automatische CRM-Einträge zu erzeugen
- Follow-ups und Terminbuchungen zu automatisieren
Workflow
- Lead interagiert mit KI-Agent (Website oder Messaging)
- Agent stellt gezielte Qualifizierungsfragen
- Bewertung anhand definierter Kriterien
- Automatische Erstellung eines Leads im CRM
- Terminbuchung oder Weiterleitung an Vertrieb
- Automatisierte Follow-up-Prozesse
Ergebnis
- 3x mehr qualifizierte Leads
- 50 % weniger manueller Aufwand im Vertrieb
- Deutlich schnellere Reaktionszeiten
- Verbesserte Conversion Rate
Mehrwert / Key Benefits
- Automatische Lead-Qualifizierung
- Strukturierte CRM-Daten
- Höhere Abschlussquote
- Entlastung des Vertriebsteams
- Konsistente Kommunikation
Kundenstimme
„Unsere Lead-Qualität hat sich massiv verbessert. Wir sprechen nur noch mit wirklich relevanten Interessenten."
KI-gestützte Automatisierung im Schulungsunternehmen: 60 % weniger Verwaltungsaufwand durch Swiftpilot
Kurz-Zusammenfassung
Ein wachsendes Schulungsunternehmen stand vor steigender administrativer Belastung durch manuelle Prozesse in CRM, Terminplanung und Kommunikation. Mit Swiftpilot wurden KI-Agenten implementiert, die Anfragen automatisch verarbeiten, Termine koordinieren und Daten synchronisieren. Das Ergebnis: deutliche Effizienzsteigerung, schnellere Reaktionszeiten und skalierbare Prozesse.
Ausgangssituation
- Verwaltung mehrerer hundert Kursteilnehmer pro Monat über verschiedene Systeme
- Manuelle Dateneingabe in mehreren Tools
- Zeitaufwändige Terminabstimmungen
- Verzögerte Reaktionszeiten bei Anfragen
- Hohe Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche
Zielsetzung
- Reduktion manueller Verwaltungsprozesse
- Automatisierte Bearbeitung von Kundenanfragen
- Zentrale Integration bestehender Systeme
- Skalierbarkeit ohne zusätzliches Personal
Lösung mit Swiftpilot
Swiftpilot wurde als zentrale KI-Automatisierungsplattform integriert:
- KI-Agent –bernimmt den Erstkontakt mit Interessenten
- Automatische Verarbeitung von Anfragen aus verschiedenen Kanälen
- Integration mit CRM und Kalender (z. B. HubSpot, Calendly)
- Nutzung von Dokumentenwissen für präzise Antworten
Workflow
- Eingehende Anfrage (E-Mail oder Chat) wird vom KI-Agenten verarbeitet
- Agent analysiert Anliegen und greift auf Wissensdatenbank zu
- Automatische Erstellung oder Aktualisierung eines Kontakts im CRM
- Terminfindung und Buchung direkt im Kalender
- Bestätigung und Follow-up-Kommunikation automatisiert
- Interne Benachrichtigung bei speziellen F–llen
Ergebnis
- 60 % weniger manueller Verwaltungsaufwand
- 3x schnellere Reaktionszeiten
- Deutlich reduzierte Fehlerquote
- Skalierung ohne zusätzliches Backoffice-Personal
Mehrwert / Key Benefits
- Vollautomatisierte Lead- und Teilnehmerverwaltung
- Nahtlose Integration bestehender Systeme
- KI-gestützte Kommunikation rund um die Uhr
- Schnelle Implementierung ohne Programmierung
- Zukunftssichere Skalierbarkeit
Kundenstimme
„Swiftpilot hat unsere Prozesse komplett ver–ndert. Was früher Stunden gedauert hat, passiert jetzt automatisch im Hintergrund."
Automatisierter Kundensupport: 24/7 Service bei 70 % weniger Supportaufwand
Kurz-Zusammenfassung
Ein Unternehmen mit hohem Supportaufkommen konnte Anfragen nicht effizient bearbeiten. Mit Swiftpilot wurden KI-Agenten implementiert, die Supportanfragen verstehen, lösen und bei Bedarf eskalieren. Das Ergebnis: erhebliche Entlastung des Supportteams und bessere Kundenzufriedenheit.
Ausgangssituation
- Hohe Anzahl wiederkehrender Supportanfragen
- Lange Antwortzeiten
- Überlastetes Supportteam
- Unstrukturierte Wissensverteilung
Zielsetzung
- Automatisierung von Standardanfragen
- Schnellere Bearbeitung von Kundenanliegen
- Entlastung des Supportteams
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
Lösung mit Swiftpilot
Swiftpilot wurde genutzt für:
- KI-Agenten mit Zugriff auf interne Dokumentation (RAG)
- Automatisierte Support-Workflows
- Integration mit Messaging-Tools (z. B. Slack, Teams)
- Eskalationslogik bei komplexen F–llen
Workflow
- Kunde stellt Anfrage über Chat oder Support-Kanal
- KI-Agent analysiert das Anliegen
- Zugriff auf Wissensdatenbank zur Lösung
- Automatische Antwort oder Ausführung einer Aktion
- Eskalation bei komplexen F–llen an Mitarbeiter
- Dokumentation im System
Ergebnis
- 70 % weniger Supportaufwand
- 24/7 Verfügbarkeit
- Schnellere Lösungszeiten
- Höhere Kundenzufriedenheit
Mehrwert / Key Benefits
- Automatisierter First-Level-Support
- Sofortige Antworten für Kunden
- Entlastung des Teams
- Nutzung bestehender Wissensquellen
- Skalierbarer Support ohne zusätzliche Mitarbeiter
Kundenstimme
„Unsere Supportanfragen werden jetzt in Sekunden beantwortet – das war vorher undenkbar."
Häufige Fragen zu Swiftpilot
Was ist Swiftpilot?
Swiftpilot ist eine mandantenfähige KI-Agenten-Plattform, die von Web Service Kaupa entwickelt wurde. Sie integriert KI-Agenten tief in bestehende Systeme wie CRM, Kalender, Datenbanken und Messaging-Dienste und ermöglicht vollständige Automatisierungsworkflows, die durch Gespräche, Zeitpläne, Webhooks oder Systemereignisse ausgelöst werden.
Welche Systeme kann Swiftpilot integrieren?
Swiftpilot bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Webex und Calendly. Zusätzlich können externe Datenbanken wie PostgreSQL, MySQL und SQL Server über freigegebene Schemata, optional via SSH-Tunnel, sicher angebunden werden – ohne Datenmigration. Mehr dazu auf der Systemintegration-Seite.
Ist Swiftpilot DSGVO-konform?
Ja. Swiftpilot wird von Web Service Kaupa DSGVO-konform betrieben. Der Datenzugriff erfolgt über klar definierte Schemata und Freigaben, Daten verlassen keine unkontrollierten Systeme, und der gesamte Betrieb ist auf den europ–ischen Rechtsrahmen ausgelegt.
Für welche Unternehmen eignet sich Swiftpilot?
Swiftpilot eignet sich für mittelständische Unternehmen, die KI-Automatisierung und Workflows in bestehende Branchensoftware integrieren wollen – ohne Systemwechsel. Typische Einsatzbereiche sind B2B-Vertrieb, Kundensupport, Schulungsunternehmen und interne Wissensverwaltung.
Wie unterscheidet sich Swiftpilot von einem einfachen Chatbot?
Im Gegensatz zu einfachen Chatbots führen Swiftpilot-Agenten keine isolierten Gespräche, sondern erkennen Handlungsbedarf, führen Aktionen aus und stoßen vollständige Prozessworkflows an. Sie schreiben Kontakte ins CRM, buchen Termine, lesen aus Datenbanken und senden Nachrichten – ausgelöst durch Gespräche, Zeitpläne oder externe Ereignisse.
Swiftpilot für Ihr Unternehmen einsetzen?
Wir analysieren gemeinsam, welche Ihrer Prozesse sich mit KI-Agenten automatisieren lassen – konkret, ohne Kaufverpflichtung und ohne Standardpr–sentation.